Come effettuare la riconciliazione bancaria con Excel

Effettuare la riconciliazione bancaria con Excel è piuttosto laborioso.
In genere, la soluzione migliore è quella di effettuarla in due persone, a meno che non si abbiano a disposizione due video in modo da mettere il file dei movimenti della banca su uno e quello della contabilità su un altro.
Se, in vece, si ha a disposizione un solo video e si è da soli, allora l’unica scelta fattibile è di mettere i due file sovrapposti.

Una volta sistemati i file Excel può partire la “spunta” tra i movimenti, che si effettua colorando le caselle degli importi spuntati oppure utilizzando su entrambi i file una nuova colonna nella quale mettere le spunte con una X o un numero di riferimento.

Una volta effettuata tale spunta, si devono evidenziare i movimenti che non corrispondono e memorizzarli in un apposito documento, che serve a dimostrare la riconciliazione effettuata e, soprattutto, a consentire una facile riconciliazione per un periodo successivo.

Infatti la riconciliazione dei periodi successivi inizia sempre dalla spunta dei movimenti non riconciliati del periodo precedente.

Lo schema generalmente adottato per il documento di riconciliazione è il seguente:

Riconciliazione Iban xxxx alla data xx/xx/xxxx
Saldo originale della Banca
Documenti registrati dalla Banca e non dalla Contabilità (- entrate e + uscite)
Saldo rettificato della Banca
Saldo originale della Contabilità
Documenti registrati dalla Contabilità e non dalla Banca (- entrate e + uscite)
Saldo rettificato della Contabilità

Se la spunta è stata fatta bene i due saldi finali, Saldo rettificato della Banca e Saldo rettificato della Contabilità, devono coincidere.
Nel caso in cui i saldi finali non coincidano cominciano i problemi.
Se, per esempio, la differenza è di pochi centesimi si controllano solo le cifre decimali, ma se la somma dei numeri che compongono la differenza è 9 (o un multiplo di 9) probabilmente si tratta di una inversione di cifre.

Insomma, si cerca di utilizzare vari metodi per provare ad individuare immediatamente gli eventuali errori di spunta.

Se la riconciliazione comprendeva molti movimenti è abbastanza facile commettere errori, anche se ad effettuare la spunta si era in due persone: basta infatti una piccola distrazione perché la cosa accada.

A questo punto non rimane che ricominciare da capo e sperare che la seconda volta vada bene.

Il problema è che non è possibile sapere quale movimento delle banca sia stato riconciliato con il corrispondente della contabilità e viceversa, a meno che invece di una semplice spunta non sia stato utilizzato il metodo di utilizzare un numero per segnare i movimenti corrispondenti.
Anche in questo caso, però, occorre comunque ricontrollare il tutto fino all’individuazione dell’errore.

Naturalmente occorrono diverse ore di lavoro in funzione del numero dei movimenti, per cui è decisamente meglio utilizzare QuadraBanca, che fa risparmiare tempo e soldi.